Lerende evaluatie van het participatietraject ‘herinrichting Frans Halsbuurt’

Tussen november 2021 en maart 2022 hebben wij een lerende evaluatie uitgevoerd van het participatietraject rond de herinrichting van de Frans Halsbuurt in Amsterdam. Dit deden wij samen met betrokken bewoners, lokale ondernemers, gemeentelijk ambtenaren en bestuurders. 

De lerende evaluatie heeft waardevolle inzichten opgeleverd voor de betrokken partijen, niet in het minst voor de gemeente. Zij kan deze inzichten en leerpunten gebruiken bij de organisatie van toekomstige participatietrajecten en de inrichting van de gemeentelijke organisatie hiertoe, om verder vorm te geven aan de democratiseringsagenda.

Het onderwerp: het participatietraject rond herinrichting

Het participatietraject had als doel om samen met bewoners en andere betrokkenen een plan te maken voor herinrichting van de buurt. Dit traject vond plaats tussen 2018 en 2020. Het participatietraject is doelbewust ingezet als leerervaring voor de gemeentelijke organisatie met betrekking tot het doorvoeren van verdergaande vormen van democratisering in de stad. Zij wilde namelijk leren hoe de gemeente kan inspelen op de ontwikkeling dat bewoners intensiever betrokken worden en meer zeggenschap hebben bij gemeentelijke projecten die hun eigen leefomgeving raken. 

Het participatietraject begon niet op een leeg vel papier. De aanleiding voor deze herinrichting was de verplaatsing van 600 parkeerplaatsen van straat naar een nieuwe parkeergarage. Over de komst van die garage was al veel discussie ontstaan, net als over eerdere herinrichtingsplannen voor de buurt. Hierdoor waren er bij de start van het participatietraject al meerdere actieve bewoners en bewonersgroepen die de ontwikkelingen met kritische blik volgden. 

beelden uit ontwerp boekje

De lerende evaluatie

Wij hebben samen met de betrokken partijen een lerende evaluatie uitgevoerd van dit traject. De gemeente wilde namelijk graag weten hoe alle betrokken partijen deze vorm van bewoners- en ondernemers-participatie hebben ervaren, wat hiervan geleerd kan worden en welke concrete inzichten dit oplevert voor de stedelijke ambitie tot verdergaande democratisering. 

We hebben veel gesprekken gevoerd met bewoners, ondernemers en ambtenaren, waarin we hebben stilgestaan bij hun persoonlijke ervaringen tijdens het participatieproces, bij momenten die zij belangrijk vonden en bij hun behoeften in een dergelijk traject. Op basis van deze gesprekken hebben we een interne bijeenkomst georganiseerd met betrokkenen vanuit de gemeente en twee gesprekstafels waarin we met groepen betrokkenen in verschillende samenstellingen over onderwerpen hebben doorgepraat. De eerste gesprekstafel ging over leerpunten voor de gemeentelijke organisatie bij het organiseren van een participatietraject en hoe deze leerpunten aansluiten bij het nieuwe adviesstelsel voor projectplannen op het gebied van openbare ruimte en verkeer, dat in 2021-2022 wordt ingevoerd. De tweede gesprekstafel ging over het samenbrengen van inzichten van de bewonersperspectieven en het perspectief van de gemeente. Zo hebben we gesproken over de verschillende belevingen van gebeurtenissen, zaken die goed zijn gegaan en lessen die al tijdens het proces zijn geleerd, en we hebben aandacht besteed aan de wensen van verschillende partijen bij de organisatie van een participatieproces. Tot slot hebben we een bestuurlijke gesprekstafel georganiseerd, waar bestuurders met elkaar in gesprek gingen naar aanleiding van de leerpunten uit de evaluatie.

Leerpunten

De betrokkenen vertelden dat zij het prettig vonden om terug te kijken en ook belangrijk om dat gezamenlijk te doen, om te leren van de ervaringen. We hebben positieve verhalen gehoord, bijvoorbeeld over het houden van een ‘buurtschouw’ en ook over het uiteindelijke ontwerp dat kan dienen als format voor soortgelijke wijken in de stad. We beschrijven kort de leerpunten die wij hebben geformuleerd. Die bieden geen planklare oplossingen voor de grote en soms gemeente-brede vraagstukken: het zijn aandachtspunten die in de gesprekken en bijeenkomsten op tafel zijn gelegd, waarbij de discussie vanuit verschillende perspectieven gevoerd werd. De leerpunten dienen dan ook als basis en het is aan de gemeente om de afweging te maken hoe hieraan gevolg gegeven wordt. 

  1. Maak een duidelijke keuze hoe participatie wordt ingevuld, op basis van een diagnose van de situatie.Omschrijf deze invulling expliciet en concreet, om verkeerde verwachtingen te voorkomen. Een intensieve vorm van participatie vereist geschikt instrumentarium, een passend mandaat voor betrokkenen en ambtenaren met relevante kennis, vaardigheden en ervaring. Maar: een hoge mate van participatie is niet altijd beter. De geschikte invulling is afhankelijk van de situatie en historie.
  2. Structureer het participatieproces: bied duidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van partijen, wees transparant over kaders en randvoorwaarden – ook als die nog niet bekend zijn – , maak spelregels en procesafspraken, organiseer een stuur- of begeleidingsgroep en zorg voor onafhankelijke begeleiding van zowel proces als inhoud. Bied daarnaast variatie in de vorm van betrokkenheid, betrek mensen gelijkwaardig en ga zorgvuldig om met de inzet die je vraagt. 
  3. Bereid de gemeentelijke organisatie goed voor op participatietrajecten; bied ook intern duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en processen, en over opgaven en belangen van buiten het projectteam. Stel een zorgvuldig ‘intern’ proces op dat aansluit bij het ‘externe’ participatieproces; onderzoek hoe in de afgebakende projectstructuur (met strikte gemeentelijke formats en regels) ruimte kan worden gemaakt voor een open processtructuur die nodig is voor een participatietraject. 
    In de praktijk is het concept democratisering nog niet voldoende doorgevoerd, zoals blijkt uit de spanning die wordt ervaren tussen bestuurlijke ambities op het gebied van democratisering en de gangbare praktijk in de gemeentelijke organisatie. 
  4. Reorganiseer de communicatie en informatievoorziening bij participatietrajecten: beschouw communicatie als essentieel en integraal onderdeel van de participatie-aanpak. Daarnaast is communicatie tweerichtingsverkeer, en dient het als zodanig te worden ingericht. Dit vereist een flexibiliteit die botst met de formele en vastgelegde communicatiestructuur van officiële gemeentelijke communicatiekanalen; heroverweeg deze structuren in het kader van participatietrajecten.

Conclusie

Democratisering en intensieve vormen van participatie staan hoog op de politieke agenda en kunnen als vanzelfsprekend rekenen op veel belangstelling. De praktijk van de Frans Halsbuurt liet echter zien dat de uitvoering niet altijd even vanzelfsprekend is. Het concept democratisering kan in de praktijk nog beter worden doorgevoerd in de interne organisatie, bijvoorbeeld in de instrumenten die ambtenaren tot hun beschikking hebben, of in de nadere uitwerking van de ruimte die aan buurtbetrokkenen kan worden geboden. Daarnaast vraagt de communicatiestrategie aandacht; bij participatie is deze niet strikt te scheiden van het inhoudelijke traject en is flexibiliteit en transparantie noodzakelijk. Bovendien is het uitvoeren en begeleiden van participatietrajecten een vak apart: het vraagt specifieke competenties, kennis en kunde. Het vergaren van meer ambtenaren met relevante kennis en ervaring vraagt tijd en aandacht. De intensiteit van participatie is een belangrijk onderwerp waar met zorgvuldigheid over dient te worden besloten en gecommuniceerd. Volgend aan de democratiseringsopgave lijkt vaak te worden aangenomen dat meer participatie altijd beter is, maar dat is niet altijd het geval en wordt ook niet altijd door bewoners zo ervaren. Vanwege de aard van het vraagstuk, de beschikbare beslissingsruimte, verschillen in participatiebehoefte of bijvoorbeeld de historie kan een minder intensieve of meer gestructureerde vorm van participatie geschikter zijn. Om hierover een zorgvuldige beslissing te nemen, is het belangrijk om voorafgaand aan het traject een zorgvuldige diagnose te maken. Communiceer de afweging duidelijk en zorg dat de diagnose en communicatieboodschap een leidraad blijven gedurende het project. 

Het was waardevol om met verschillende groepen betrokkenen terug te kijken. Ambtenaren hebben intern een gedeeld beeld gecreëerd op het traject en hebben een aantal zaken onderling uitgesproken, wat de verhoudingen en toekomstige samenwerkingen goed zal doen. Buurtbetrokkenen hebben samen met een aantal betrokken ambtenaren kunnen reflecteren op hun ervaringen. Gezamenlijk hebben zij besproken wat zij belangrijk vinden en wat een volgende keer beter anders kan. Wij denken dat, een enkele uitzondering daargelaten, de bewoners en ondernemers die betrokken waren bij de lerende evaluatie zich gehoord voelen. Zij hebben hun verhaal kunnen doen en hun ervaringen en leerpunten onder de aandacht kunnen brengen bij de gemeente. Daarmee is ruimte geboden aan ook hun perspectief op het traject. 

Hoe gaat het nu verder? Het participatietraject is afgerond, het ontwerp is definitief en in september 2022 begint de uitvoeringsfase. Nu is het zaak de leerpunten die de betrokkenen gezamenlijk hebben getrokken te borgen in toekomstig beleid. Tijdens het participatietraject bleek dat er een stad-brede discussie nodig was over de manier waarop we 19e-eeuwse stadswijken klaar willen maken voor de 21ste eeuw. De huidige samenleving stelt andere eisen dan in de tijd dat de wijk werd gebouwd. Zo staan we nu voor de opgave om de stad meer autoluw te maken en een aantrekkelijke leefomgeving te creëren die bijvoorbeeld ook klimaatbestendig is. Die opgave speelde op de achtergrond mee. De discussie rond herinrichting van de Frans Halsbuurt heeft veel opgeleverd, niet alleen voor de buurt maar ook voor de stad als geheel. Het ontwerp kan worden gebruikt als voorbeeld voor het klimaatbestendig maken van andere 19e eeuwse wijken in de stad, waarvoor nog geen format beschikbaar was. Daarnaast bieden de leerpunten aanknopingspunten voor de verdere uitwerking van de democratiseringsagenda, om het ‘samen stadmaken’ zoals de stad Amsterdam dat beoogt, verder vorm te geven.

Terugblik

Ook wij als organiserende partij hebben veel geleerd. Zo bleek het door AVG-wetgeving bijzonder lastig om buurtbetrokkenen te benaderen en te motiveren om deel te nemen aan de evaluatie. Dit kan deels worden verholpen door al aan het begin van een participatietraject te inventariseren welke betrokkenen willen deelnemen aan een latere evaluatie en toestemming geven om hun contactgegevens te delen met derden. Een interessante suggestie is het houden van een brede survey in de buurt voorafgaand aan een lerende evaluatie, om de ideeën van buurtbetrokkenen t.a.v. (opzet van) de evaluatie te inventariseren, om een indruk te krijgen hoeveel bewoners actief betrokken zijn geweest en in hoeverre zij representatief waren voor de buurt. 

Voor het volledige verslag zie:

https://zuid.notubiz.nl/modules/5/Overige%20dagelijkse%20berichten/768207

Naar het overzicht