Online realiteit

Opeens zitten we aan huis gekluisterd. Enigszins verbaasd en onwennig bellen we elkaar via onze laptops. Nieuwe knopjes en functies die we al jaren hadden maar nooit gebruikten. Mannen die je gladgeschoren kent hebben een schaduw op de wangen. Dragen een hoody in plaats van een gladgestreken overhemd. Onze blik dwaalt door het beeld achter de gesprekspartners: hangt daar op de achtergrond een katana aan de muur? Zijn de boektitels in de kast te lezen? Scharrelt daar een kat?

Nu we twee weken verder zijn zetten we ook de eerste schreden met bijeenkomsten op afstand. Wij zijn gewend aan het omgaan met groepen mensen. Ook als ze geëmotioneerd zijn. Maar digitaal vergaderen heeft een heel andere dimensie. Je kunt niet zien of iemand zich op het puntje van zijn stoel in een gesprek probeert te mengen. Of iemand met rollende ogen afhaakt. Met papiertjes rommelt en ongeduldig in en bak met koekjes graaft. Het is lastig om iemand door het maken van oogcontact nog even te laten wachten met een vraag. Dat werkt allemaal anders in de digitale wereld.

Maar wat maakt het zo anders? Vergaderen met een groep zou fysiek toch hetzelfde moeten zijn als digitaal? De hoofden staan op een rijtje in plaats van om de tafel. En we kijken allemaal naar dezelfde presentatie? We vroegen Julien Thomas om daar met ons op te reflecteren. Hij is een kunstenaar en sociaal ontwerper die in samenwerking met PM groepsdynamieken onderzoekt. Julien kwam met een paar mooie inzichten die we graag delen.

“Een van de belangrijkste uitgangspunten waar ik mee werk is het idee dat onze ervaring van ruimte gerelateerd is aan de inhoud en de dynamiek van onze gesprekken. Het licht, de ruimte en het omgevingsgeluid zijn allemaal zintuiglijke aspecten die we samen ervaren en die beïnvloeden hoe we samenwerken. Wanneer we vanaf onze computers deelnemen aan een bijeenkomst, is onze gezamenlijke ervaring als groep gefragmenteerd in kleine vierkantjes op een scherm, zodat we nieuwe methoden moeten ontwikkelen om een ​​gedeelde ervaring te creëren.”

Blikveld

Een van de belangrijkste verschillen tussen fysieke bijeenkomsten en online meetings is ons blikveld. In een vergaderkamer zien we letterlijk dezelfde ruimte, wat ons kan helpen om dingen ‘vanuit hetzelfde perspectief’ te zien. Onze gedeelde blikveld helpt ons ook om een ​​ruimtelijke afbakening te creëren, om te identificeren wie meedoet aan een gesprek en wie zich afzijdig houdt. Bij online meetings zijn deze verschillen niet aanwezig. Sommige online vergadertools laten alleen mensen zien die praten, dus verliezen we het begrip van de non-verbale signalen van de rest van de aanwezigen. Hoe gaan we daarmee om?

  • Het helpt om ons in te spannen om in contact te komen met mensen die niet spreken.
  • We kunnen ook moeite doen om een ​​gedeeld perspectief te creëren door onze achtergrondafbeeldingen op elkaar af te stemmen en zo virtuele gedeelde ruimtes te creëren.

 

Aandacht

Een ander belangrijk verschil tussen persoonlijke en online vergaderingen is de kwaliteit van onze aandacht. Ons scherm omvat slechts een klein aspect van ons totale gezichtsveld en studies hebben aangetoond dat wanneer we ons concentreren op een visueel element, we uiteindelijk slechts 3% van ons totale gezichtsveld gebruiken. We moeten dan veel energie steken in het blokkeren van de rest van onze omgeving. Er zijn een paar manieren om daarmee om te gaan:

  • Een strategie is om je bureau op te ruimen en een koptelefoon op te zetten zodat we afleiding van buitenaf verminderen – zowel visueel als auditief.
  • Een andere strategie is om ‘de buitenkant naar binnen te halen’ door bepaalde aspecten uit de omgeving van de deelnemers met elkaar te delen. Door in een virtuele groepsbijeenkomst te erkennen dat elke deelnemer zich in een andere ruimte bevindt, kunnen we afstemmen op die verschillen in plaats van te proberen ze uit te sluiten en te doen alsof ze niet bestaan (denk aan kleine kinderen die door het beeld springen). Dit gaat niet over het loslaten van professionaliteit, maar erkennen dat vergadergedrag verandert onder invloed van onze omgeving.